智能檔案安全管理系統(tǒng) 

檔案存放次序較易被打亂 


雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。 


（三）、檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng) 


隨著檔案規(guī)模與種類越來越龐大，要查找某一檔案時(shí)，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格進(jìn)行查找。一旦檔案存取時(shí)沒有按規(guī)定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。 


（四）、檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué) 


由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案袋內(nèi)，因此在盤點(diǎn)檔案時(shí)一般只清點(diǎn)檔案袋的數(shù)量。但在每個(gè)檔案袋內(nèi)存放的檔案種類、數(shù)量均不相同，這種盤點(diǎn)方式并不能真正反映檔案儲(chǔ)存的真實(shí)信息。如果要拆開每個(gè)檔案袋進(jìn)行盤點(diǎn)，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。 


（五）、對(duì)失效檔案的管理滯后 


有效期限是檔案價(jià)值體現(xiàn)的重要標(biāo)志之一。因此，超過有效期限的檔案是沒有任何價(jià)值的，需要經(jīng)常性銷毀以減少對(duì)檔案庫存資源的占用。但是，由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點(diǎn)工作的困難，管理人員對(duì)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間信息掌握很不準(zhǔn)確，使得失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。因此，很多已過保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲(chǔ)存在貨架上，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負(fù)荷和成本。


總結(jié)起來，在目前，檔案管理的現(xiàn)狀可以用下述幾條來進(jìn)行概括：


Ø  檔案管理大多還停留在目視管理的階段；


Ø  普遍缺乏自動(dòng)識(shí)別手段，不利于盤點(diǎn)、查詢等工作展開；


Ø  檔案館普遍對(duì)于實(shí)體檔案庫存有無、位置等情況缺乏準(zhǔn)確把握；


Ø  所以無從對(duì)于檔案是否在館等準(zhǔn)確了解，缺乏安全管理機(jī)制。[本信息來自于今日推薦網(wǎng)]